E-Mail-Archivierung für Exchange

Lösungen zur Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation eines Unternehmens helfen nicht nur Administratoren bei der Bewältigung steigender Postfachgrößen in Exchange, sondern bieten in den meisten Fällen auch eine schnelle Wiederherstellung für gelöschte E-Mails direkt durch den Benutzer und sind für kleine-, mittelständische und auch große Unternehmens relevant.

Da Exchange erst ab Version 2010 eine integrierte Archivierungslösung bietet und die meisten Unternehmen noch mit den Vorgängerversionen arbeiten, ist der Einsatz von Drittanbieter-Lösungen nötig. Dieser Artikel stellt mit GFI Mailarchiver 2011 und Mailstore Server 5.1 zwei dieser Lösungen für die Archivierung von E-Mails aus Exchange vor.

Beide hier vorgestellten Lösungen sind zwar für den gleichen Zweck entwickelt worden, bieten aber völlig andere Herangehensweisen und Funktionen. Eine wichtige Funktion, die beide Produkte enthalten, ist eine direkte Integration in Microsoft Office Outlook, zu der dieser Artikel später noch mehr verrät. Für die Archivierung aller mit Exchange erhaltenen und gesendeten E-Mails lässt sich die Journaling-Funktion von Exchange nutzen. Abhängig von der eingesetzten Exchange-Version stehen ab Exchange 2007 und höher verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, um die Journaling-Funktion nur für interne, externe oder alle E-Mails zu nutzen.

Bei aktiviertem Journaling kopiert Exchange alle E-Mails, die durch das System laufen, und speichert sie in einem eigens für die Journaling-Funktion verwendeten Postfach. Von hier aus werden die E-Mails von der Archivierungslösung abgeholt und anhand der E-Mail-Adressen den einzelnen Benutzern zugeordnet.

GFI Mailarchiver 2011

Mailarchiver 2011 [1] ist erst seit wenigen Wochen verfügbar und bereits die siebte Version der Mailarchivierungs-Lösung von GFI Software. Bis auf die verschiedenen Tools für Massenimport und Massenwiederherstellung von E-Mails ist die gesamte Konfiguration Web-basiert und kann daher von jedem Arbeitsplatz im Unternehmen per Webbrowser erfolgen (siehe Abbildung 1 ).

Abbildung 1: Web-basierte Einrichtung und Konfiguration bei GFI Mailarchiver 2011.

Für die Archivierung der E-Mails setzt GFI eine SQL-Server-Datenbank voraus, unterstützt aber auch das kostenlose SQL Server Express. Für den Testbetrieb oder für den Einsatz in kleineren Unternehmen ist auch die integrierte Firebird-Datenbank nutzbar, die aber nicht für große Mengen an E-Mails gedacht ist und auch nicht die gleiche Performance bietet wie ein SQL Server.

Die Planungsfunktion für die Archivspeicher bietet die Möglichkeit, einen monatlichen Wechsel des Mailarchivs einzurichten. Dies geschieht völlig automatisch und lässt sich neben dem periodischen Wechsel, der monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich erfolgen kann, auch abhängig von der Datenbankgröße einrichten, was gerade bei der Verwendung von SQL Server Express durch die Limitierung der Datenbankgröße interessant ist. Für eine revisionssichere Archivierung bringt der Mailarchiver eine Überwachungsfunktion mit. Diese benötigen eine eigenständige Datenbank, in der er sämtliche Zugriffe auf die Mailarchive, mögliche Datenschutzverletzungen oder auch Konfigurationsänderungen speichert.

Um den Benutzern die Suche in einem Mailarchiv zu erleichtern, indiziert das Programm alle E-Mails über einen Indexdienst. Bei der Einrichtung eines neuen Archivs müssen Sie für die Indizierung einen Speicherort angegeben, hier empfiehlt es sich aus Performancegründen, die Indexe nicht auf der gleichen Festplatte abzulegen wie die Datenbanken. Eine sehr praktische Funktion von Mailarchiver ist die Synchronisation der Postfachordnerstruktur. Dadurch werden sämtliche archivierten E-Mails im gleichen Ordner abgelegt wie in dem Exchange-Postfach in Outlook. Das Archiv stellt somit eine exakte Kopie der Ordnerstruktur des Benutzers dar.

Die Steuerung des Benutzerzugriffs können Sie individuell pro Postfach konfigurieren. So lässt sich eine 1:1-Beziehung für den Zugriff eines Benutzers auf das Postfach eines anderen Benutzers genauso einfach einrichten wie der Zugriff eines Benutzers auf eine ganze Gruppe, zum Beispiel als Leiter einer Abteilung. Die Zuweisung erfolgt dabei über die Active-Directory-Benutzer beziehungsweise -Gruppen.

Für den Benutzerzugriff auf archivierte Nachrichten steht neben der Weboberfläche ein Outlook-Add-in (siehe Abbildung 2 ) für die Outlook-Versionen 2003, 2007 und 2010 (32 und 64 Bit) zur Verfügung, das nicht nur den Zugriff auf sämtliche archivierte E-Mail erlaubt, sondern auch eine Zwischenspeicherung für den Offlinezugriff möglich macht. Per Gruppenrichtlinie können Sie zentral die Einstellungen für das Outlook-Add-in festlegen und beispielsweise die Anzahl der zwischengespeicherten Tage für den Offlinezugriff konfigurieren.

Abbildung 2: Mailarchiver-Integration in Outlook 2010.

Eine der wichtigsten Funktionen für die Benutzer ist die über die Weboberfläche bereitgestellte Suche, die detaillierte Bedingungen und eine Speicherfunktion für bereits getätigte Suchanfragen bietet. Der Zugriff auf die Weboberfläche (nur bei Verwendung des Internet Explorer) und über das Outlook-Add-in erfolgt über die Active-Directory-Authentifizierung des jeweiligen Benutzers völlig transparent und muss nicht im Einzelnen vom Administrator konfiguriert werden.

Im Vergleich zur Vorgängerversion bietet Mailarchiver 2011 eine rundum erneuerte Weboberfläche, die erstmals ein Dashboard für den schnellen Überblick auf die Anzahl der pro Stunde oder Tag archivierten E-Mails und den Zustand der verbundenen Datenbanken bietet.

Der gesamte Konfigurationsbereich wirkt nun viel übersichtlicher, da alle Funktionen auf einer Seite dargestellt werden. Auch bei der Einrichtung hat sich in der neuen Mailarchiver-Version einiges getan. So ermittelt der Archiver ein Journaling-Postfach innerhalb der Exchange-Organisation automatisch und bietet es während der Assistenten-gestützten Einrichtung gleich zur Auswahl an.

Die Lizenzierung von Mailarchiver 2011 erfolgt pro Postfach. Hat Ihr Unternehmen insgesamt 100 Postfächer und Sie möchten alle E-Mailadressen archivieren, müssen Sie für jedes Postfach eine Lizenz bereitstellen. Abhängig von der Anzahl der Postfächer kostet die Archivierung pro Postfach zwischen 9 und 29 Euro. Ausgehend von 100 Postfächern würde dies 20 Euro pro Postfach bedeuten. Enthalten ist jeweils ein Jahr Support durch den Hersteller.

Massenimport mit Mailarchiver 2011

Für den Massenimport von E-Mails aus Exchange vor der Aktivierung der Journaling-Funktion oder bei vorheriger Nutzung der automatischen Archivierung von Outlook bringt Mailarchiver ein eigenes Import-Tool (siehe Abbildung 3 ) mit. Vor dem Start müssen Sie ein Mailarchiv für den Import bereitstellen. Jedes im Import-Tool konfigurierte Archiv ist für die Archivierung eines von Ihnen angegebenen Zeitraums zuständig.

Abbildung 3: Importieren und Exportieren von E-Mails beim GFI Mailarchiver.

Damit können Sie E-Mails abhängig vom Datum in verschiedene Mailarchive importieren lassen, um einen besseren Überblick zu erhalten. (Beispiel: Archivierte E-Mails aus dem Jahr 2009 können Sie auf diesem Weg in das Mailarchiv »2009« importieren.) Sollten Sie mehrere Mailarchive für den Import nutzen, erfolgt die Zuweisung zum entsprechenden Mailarchiv automatisch über den von Ihnen vorgegebenen Zeitraum.